Авансовый отчет в России - что это?

Авансовый отчет в России - что это?

В организациях применяются разные формы контроля за тем, куда тратятся деньги. Одна из таких форм - авансовая отчетность. По сути, это бухгалтерский документ. Он подтверждает трату денег, выданных на подотчет уполномоченному лицу. Он является документом первичного отчета, поэтому после заполнения подается в бухгалтерию. К нему прикрепляются еще и оправдательные документы. То есть, главное назначение такого документа - это подтверждение того, куда были потрачены выделенные деньги. Заполняет такой документ сотрудник, который, согласно соответствующему приказу, получил из кассы определенную сумму и потратил ее. При этом запрещается передача этих денег от одного лица другому. Также следует знать, что заполняется документ всегда в одном экземпляре. Срок - три дня с момента приезда из командировки.

В России авансовый отчет имеет форму № АО-1. Официально утвержденный бланк - это двусторонний документ, где на лицевой стороне указывается наименование предприятия/организации, должность подотчетного лица, его имя, а также фамилия, отдел, в котором трудится, назначение аванса. Что касается последнего, то это могут быть командировочные расходы, оплата определенных услуг, приобретение ценностей для фирмы. Также на лицевой стороне указывается еще номер счета, дата документа, по которому сотрудник получил деньги, номер, а также данные о перерасходе или остатке по предыдущему авансу (фото 1).
Авансовый отчет в России - что это? - фото 1
Внизу авансового отчета бухгалтер должен написать, что он принял отчет, а также приложенные документы. Также в расписке он обязательно указывает имя, фамилию сотрудника, дату и номер авансового отчета, количество прилагаемых документов, количество листов  вниз, сумму расходов (прописью). Расписку после заполнения бухгалтер должен оторвать по линии отреза. Она передается подотчетному лицу. Иногда в компаниях применяется для эффективности и автоматизация авансовый отчет. Для этого используется 1С:Бухгалтерия. Документ называется "Авансовый отчет" и находится в меню "Касса". Кроме того, есть мобильное приложение, которое называется "Авансовка" и соответствует стандартам бухгалтерского отчета, принятого в России (фото 2).
Авансовый отчет в России - что это? - фото 2
Сотрудник, который вернулся из командировки и сдает авансовый отчет, должен помнить, что для начала нужно систематизировать первичные документы. Относятся к ним: чеки, счета-фактуры, товарные накладные, счета из кафе, гостиниц, ресторанов, квитанции и билеты. При этом документы обязательно должны быть пронумерованы и сформированы по порядку. Если документ маленького размера, то его лучше приклеить на лист А4. На обратной стороне отчета нужно в графе № п/п -  указать номера документов в хронологическом порядке. Потом в графе Дата - число, когда производились расходы, и в графе Номер - указать номер билета или кассового чека. Далее, нужно написать кому были уплачены деньги (фото 3).
Авансовый отчет в России - что это? - фото 3
Как уже отмечено, авансовый отчет можно заполнить вручную. Но можно сделать это в электронном виде, воспользовавшись специальным программным обеспечением. Чтобы оформить такой документ, кассир, руководитель фирмы и главный бухгалтер должны иметь электронные подписи, а также электронный документооборот. При этом, сегодня в России фирмы и организации могут самостоятельно разработать свой авансовый отчет, но только он должен соответствовать инструкции (фото 4).
Авансовый отчет в России - что это? - фото 4
Документ подписывает после бухгалтера руководитель предприятия/организации. Под отчет новые суммы выдаются только, если задолженность по суммам, выданным ранее, была полностью погашена. После проверки отчет принимается к учету. Потом документ хранится в бухгалтерии пять лет (фото 5).

Авансовый отчет в России - что это? - фото 5

Верх