Автоматизация авансовых отчетов

Автоматизация авансовых отчетов

Сегодня многие предприятий полностью переходят на электронный документооборот. Это выгодно, потому что любые операции можно выполнить в несколько раз быстрее. К примеру, если нужно распечатать какой-то документ для контролирующих органов, то достаточно воспользоваться средствами текстового редактора. Специально для электронного документооборота были разработаны сервисы, работающие в оффлайне и онлайне. Последние предпочтительней, так как все данные находятся на удаленных серверах, поэтому они сохранятся, даже если оборудование поломается.

На предприятиях, имеющих территориально-распределенную структуру, и где в месяц нужно оформить несколько сотен командировок уже давно применяется автоматизация авансовых отчетов. Благодаря этому предприятие может сэкономить и время, и деньги  на пересылку пакетов документов, а также согласование авансовых отчетов. То есть, сотрудник предприятия, побывавший в командировке, больше не тратит кучу времени на заполнение бумаги. Благодаря автоматизации экономится и его время, и главного бухгалтера и начальника предприятия. Только в этом случае они должны иметь электронную подпись. Отметим, что авансовый отчет представляет собой документ, подтверждающий, куда именно подотчетное лицо потратило выданные ему деньги. Заполняется в течение 3-х дней (фото 1).
Автоматизация авансовых отчетов - фото 1
К авансовому отчету в обязательном порядке прикрепляются подтверждающие документы: ж/д билеты, накладные, кассовые чеки, счета-фактуры или товарные чеки. В бухгалтерии должны храниться оригиналы этих документов, на случай если будет проводиться налоговая проверка. Формировать авансовые отчеты сегодня можно с помощью разных программ - "Авансовка", " SAP Travel Management", " QuickDoc", "Командировки 4.7", "Авансовый отчет" и др. Особенно популярно мобильное приложение "Авансовка". Это многоязычная программа, предназначенная специально для составления таких отчетов на территории РФ. Приложение в работе легкое. Благодаря ему авансовые отчеты можно автоматизировать на любом гаджете. Так, на планшетах и гаджетах приложение имеет идентичный интерфейс (фото 2).
Автоматизация авансовых отчетов - фото 2
При помощи настроек к отчету можно добавить информацию о сумме, валюте, дате. Расчеты система производит автоматически. То есть, бухгалтеру остается только внести полученный авансовый отчет в систему учета. Также легко рассчитываются приложением и командировочные. Для этого нужно только внести информацию о поездке. Сразу же появится сумма денег, рассчитанная на сутки, а также схема распределения доходов. Все данные, которые вносятся в приложение, третьим лицам недоступны. Информация защищена надежно. К готовым расчетам имеет доступ только подотчетное лицо. Плюсы данной программы: вы можете быстро получать информацию, которая касается отчета, вовремя предоставлять отчет, а также документировать расходы (фото 3).
Автоматизация авансовых отчетов - фото 3
Есть еще программка ХДС-Авансовые отчеты. Она работает на платформе Хамильтон. Она ускоряет проверку, одобрение и создание авансовых отчетов. Кроме того, может контролировать и выявлять чрезмерные расходы. Также она помогает соблюдать внешние и внутренние требования компании, отвечает политике компании, которую она ведет по компенсации расходов. Программа доступна на телефонах, ноутбуках и планшетах (фото 4).
Автоматизация авансовых отчетов - фото 4
Для автоматизации авансовой отчетности используется и программка "Командировка 4.7". Она позволяет подготовить все данные на командирование, распечатать бланки необходимых документов, сформировать журнал учета всех командировок, формировать справки, а также вести учет потраченных денег во время командировки (фото 5).

Автоматизация авансовых отчетов - фото 5

Верх