Как автоматизировать новый бизнес

Как автоматизировать новый бизнес

Автоматизация бизнес-процессов – это способ сократить временные и денежные затраты без ущерба производительности.  Автоматизировать предприятие можно с помощью собственных разработок или готовых решений.

Для фирм, которые только встали на путь развития, предпочтительнее второй вариант. Собственные разработки предлагают крупные вложения средств. В первую очередь, в зарплату программистов. Также потребуется оплата серверов, аккаунтов и пр.

Проще приобрести готовый рабочий продукт с проверенным функционалом. Например, многие частные медицинские центры используют сервис Denta-Pro, с помощью которого можно вести запись пациентов, хранить электронные карточки с историей болезни и отслеживать финансовую деятельность клиники.

Определение бизнес-процессов

Первый шаг в процессе автоматизации бизнеса – определение бизнес-процессов. Важно установить:

  • Какие группы сотрудников задействованы в работе фирмы?
  • Какие действия они выполняют?
  • Какие проблемы возникают чаще всего?

Проще всего зафиксировать ответы в виде «ментальных карт» – наглядных схем. Т.е. графически обозначить все шаги до продажи товара/услуги, определить каждый задействованный отдел и его функции.

Для каждого процессе должен быть назначен ответственный сотрудник. Далее нужно перечислить, с какими данными работает каждая категория персонала и какие моменты задерживают работу фирмы.

Исходя из этой информации можно определить, какие именно процессы нуждаются в модернизации. Следующий этап автоматизации – создание баз данных и установление доступа, прав и обязанностей для каждой группы сотрудников. Для этого предназначены CRM-системы.

Возможности CRM-системы

CRM расшифровывается как «Customer Relationship Management» - система управления взаимоотношениями с клиентами. Это специальное ПО, задача которого – упростить общение между фирмой и потребителем. Туда занесена вся информация, помогающая улучшить сервис и повысить продажи:

  • База данных клиентов;
  • Хронология работы с каждым отдельным клиентом (история покупок, заявок, звонков и пр.);
  • Учет сделок;
  • Отчеты;
  • Запись на услуги;
  • Конструктор шаблонов и документов;
  • Синхронизация с электронной почтой, мессенджерами, социальными сетями.

При согласии клиента с помощью CRM-софта можно осуществлять рекламную или информационную рассылку. Главное преимущество CRM-системы для владельца бизнеса – сокращение времени, затрачиваемого на контроль персонала и бизнес-процессов. 

Как автоматизировать новый бизнес - фото

Подобные сервисы помогают свести к минимуму человеческий фактор. Например, совершить ошибку при записи на услугу или пропустить важную дату.

Один из главных этапов в внедрении CRM-системы – определение доступа. Это вопрос не только безопасности, но и продуктивности. Лишняя информация будет отвлекать сотрудников, снижая их работоспособность.

Как было сказано ранее, сотрудники должны быть поделены по группы по принципу отделов или участия в бизнес-процессах. В первую очередь, должны быть разграничены данные:

  • О клиентах и, заявках и заказах;
  • О счетах, оплате и пр.;
  • О производстве.

Пример использования: с помощью тонкой настройки можно дать доступ менеджеру лишь к своим клиентам. На практике это поможет избежать воровства клиентских баз.

Увеличить производительность и снизить количество ошибок можно с помощью создания базы шаблонов бланков, документов, отчетности и т.д.

Отдельно стоит выделить важность системы напоминаний. Она полезна как для внутренней работы фирмы (между отделами и сотрудниками), так и внешней (с клиентами).  Эффективность предприятия напрямую зависит от скорости обмена информацией.

Ваш баннер здесь за 35 грн./сутки

Верх