Бумажный документооборот – хлопотное и затратное по времени занятие. По этой причине многие компании переходят на электронный формат. Под электронным документооборотом (ЭДО) подразумевается процесс, ускоряющий и упрощающий передачу сведений внутри организации, деловым партнерам, государственным инстанциям. Это дает возможность мониторить взаиморасчеты между компаниями и филиалами, расположенными в разных городах.
Вся документация в ЭДО формируется в электронной форме и заверяется электронной подписью, что придает ей юридическую силу. Электронный документооборот упрощает работу с документами и соответствует требованиям законодательства.
Особенности ЭДО и кто его может использовать
Систему ЭДО чаще всего используют крупные компании. Подобным организациям приходится обрабатывать сотни и даже тысячи "бумаг" в месяц, поступающих извне. Среди главных достоинств электронного документооборота можно отметить:
- экономию и снижение издержек;
- уменьшение рутинной работы;
- уменьшение рисков, связанных с утерей документации, путаницей и ошибками.
Представителям малого и среднего бизнеса важно, чтобы оплата за продукцию и услуги приходила в день выставления документации. ЭДО существенно ускоряет данный процесс. Документы в электронном виде быстрее доходят до получателей.
ЭДО может пригодиться и тем бизнесменам, которые заключают не более 2-3 договоров в месяц. Среди их клиентов могут появиться крупные, работающие исключительно с электронными документами, возникнет необходимость в подключении к этой системе.
Как это работает
Схема работы электронного документооборота идентична для всех, независимо от размеров бизнеса. Все происходит в несколько этапов:
- Отправителем формируется документ, заверенный при помощи электронной подписи, который направляется получателю. Если контрагент еще не использует ЭДО, ему на электронный почтовый ящик придет приглашение для регистрации.
- Получателю приходит документ, который он должен утвердить или отклонить с указанием причины.
- Отправитель получает заверенный подписью контрагента экземпляр. При наличии замечаний документ исправляется, и отправляются для последующих корректировок или генерируется новый, так же в электронной форме.
Главные аргументы в пользу работы с ЭДО
Одни из главных аргументов в пользу использования ЭДО заключается в прозрачности такой работы. Все этапы обработки документации наглядны. В случае «зависания» документации сразу будет понятно, на какой стадии это произошло.
Объемы рутинной работы снижаются, как и количество ошибок. Процесс оформления документации занимает меньше времени.
Вероятность потери электронных документов исключается, необходимости выставлять их повторно не возникает. Конфиденциальность при использовании ЭДО гарантирована, ведь передача бумаг происходит по защищенным каналам. Еще один плюс такого документооборота связан с уменьшением расходов на канцелярские принадлежности, отправку бумаг и хранение архива.
При желании электронный документооборот можно совмещать с бумажным. Их можно объединить между собой. К архиву электронных бумаг нередко добавляют отсканированные бумажные оригиналы.
В ЭДО четко видно, на каких из выставленных документов стоят подписи получателей, а на каких нет. Такой подход к ведению документации упрощает взаимодействие с ФНС. По ее запросу всегда можно быстро отобрать и отправить бумаги по конкретному контрагенту за нужный временной период.
Начать работы с электронным документооборотом просто. Для этого нужно приобрести электронную подпись и выбрать надежного оператора для подключения. Специализированная компания поможет с внедрением системы ЭДО.