Если раньше все документы оформляли вручную, то сейчас компьютерные и другие технологии позволяют автоматизировать процесс создания и движения бумаг на предприятии. Теперь можно оформить документ в электронном виде и за мгновение отправить его коллеге в другой отдел или филиал. Однако, это не исключает простоя и недоразумений. К ним приводят ошибки, нескоординированные действия сотрудников, невыполнение нужных действий из-за халатности или других причин, когда распоряжения даются устно. Чтобы свести к минимуму такие неприятные явления, были разработаны методы и средства для оптимизации документооборота.
Что такое автоматизированный документооборот
Это программная платформа, приспособленная к особенностям деятельности предприятия. Внедрение электронного документооборота на предприятии подразумевает:
- единую систему движения документов между сотрудниками, отделами;
- возможность руководителям координировать задачи для подразделений и отдельных подчиненных с письменными указаниями, которые доводятся до исполнителей в электронном виде, могут прилагаться к отправленным документам;
- формирование отчетности по движению документов или по исполнителю за любой период.
Почему предприятиям нужна автоматизация документооборота
Рассмотрим это на примере того, какие преимущества дала автоматизация электронного документооборота от ООО «Микро Троник Украина» агропредприятию:
- Упростилось создание товарных накладных. Они формируются прямо на поле при погрузке зерна в машины. На грузовом автомобиле стоит QR-код с гос номером транспортного средства, данными водителя и подрядчика, привязанные к единой базе агропредприятия. Тот, кто управляет отгрузкой зерна, получает QR-код. После погрузки в электронный документ, заведенный на машину, он вносит данные о виде культуры и весе груза. На кузов устанавливают пломбу, фотографируют. На основании документа печатают чек, который служит товарно-транспортной накладной.
- Когда машина привозит зерно в хранилище, принимающий работник сканирует QR-код и открывается ТТН. Он устанавливает сведения о культуре и месте ее произрастания, проверяет целостность пломб и сравнивает их фото со снимками, которые есть в документе по этому грузу.
- Автомобиль с зерном взвешивают, и сведения автоматически попадают в документ ТТН. У привезенного урожая берут пробу и вносят данные. Машина отправляется на выгрузку.
- Пустой автомобиль взвешивают, данные поступают в документ и вычитаются от общего веса. Так устанавливают вес привезенного зерна.
- Во время выезда машины ТТН автоматически закрывается.
Так, благодаря автоматизации документооборота можно полностью отследить путь от погрузки зерна на поле до выгрузки в хранилище. Работникам приходится совершать меньше действий, что ускоряет процесс оформления урожая примерно на 70 %. Прозрачность всех этапов сводит к минимуму вероятность махинаций. По ссылке можно ознакомиться подробнее с данным кейсом.
На этом примере видно, что можно автоматизировать документооборот не только в банках, офисах, учебных заведениях или в торговых организациях, но и на предприятиях любой направленности. Даже если отделы удалены друг от друга и занимаются различными задачами, можно объединить результаты их работы в один электронный документ, отслеживать его движение и проверять данные.