Ведення бухгалтерського обліку ФОП необхідно організувати одразу після реєстрації бізнесу. Адже одночасно з внесенням даних про підприємця в ЄДР відомості про нього потрапляють до ДПС, яка здійснює контроль за кожним платником податків. В процесі ведення бухгалтерії ФОП фіксує кожну господарську операцію, веде облік доходів і витрат, формує звіти, сплачує збори та ін.
Варіанти організації ведення бухгалтерського обліку ФОП
Складність реалізації всіх завдань у межах бухобліку залежить від специфіки бізнесу та низки моментів. Так, наприклад, під час ведення ФОП 3 групи за умови самостійного надання послуг, відсутності найманих працівників, реєстраторів, ПДВ та ін. необхідно обліковувати доходи, звітувати та сплачувати податки раз на квартал, створювати прості первинні документи.
Водночас, коли мова йде про салон краси преміум-сегменту і кадровий, товарний облік, велику кількість РРО/ПРРО, список завдань суттєво збільшується і вимагає не лише значних витрат часу, але і профільних знань, досвіду.
Хто може вести бухгалтерію ФОП:
- Сам підприємець, виконуючи всі завдання власними силами.
- Інший ФОП-бухгалтер, що надає послуги за договором про співпрацю.
- Найманий у штат робітник.
- Спеціаліст компанії, що надає послуги аутсорсингу бухгалтерії.
З усіх варіантів ведення бухгалтерії ФОП залученими фахівцями найбільш вдалим є передача обліку на аутсорс. Таке рішення передбачає оплату лише визначених послуг за договором, високу якість виконання всіх завдань, суттєву економію у порівнянні з наймом бухгалтера в штат, наявність дієвих інструментів для контролю та інших переваг.
Порівняння самостійного ведення бухгалтерії з переданням обліку на аутсорс
Кожен з варіантів передбачає свої плюси й мінуси, які добре видно під час порівняння за різними критеріями. Самостійне ведення бухобліку може бути непоганим варіантом для початківців з мінімальними доходами та обсягами фіноперацій на місяць. Проте на практиці часто навіть найпростіші завдання непрофесіоналам даються складно, що призводить до помилок, штрафів.
Щоб краще зрозуміти переваги й недоліки обох варіантів, варто розглянути їх у різних аспектах:
- Фінансові витрати – мінімальні в разі самостійного ведення ФОП, помірні за умови отримання послуг на аутсорсі (вартість пакетів стартує від 2000 грн., залежить від складності ведення, обсягів документації тощо).
- Витрати часу, сил – значні, якщо підприємець веде все самостійно, адже доводиться вивчати норми ПКУ й інших НПА, слідкувати за законодавчими змінами, вести облік, створювати документи, звіти, розраховувати податки. Передавши бухгалтерію на аутсорс, можна ні про що не турбуватися і раз на місяць отримувати звіти про стан справ у бізнесі.
- Ризики – самостійне ведення часто призводить до помилок і штрафних санкцій, якщо ж бухгалтерію веде досвідчений фахівець, ризики знижені до нуля.
- Гарантії – немає ніяких у випадку виконання завдань самотужки. Водночас обслуговування на аутсорсі гарантує якість надання послуг, своєчасність, правильність здійснення розрахунків, оформлення звітів та ін. Умови співпраці визначені договором, спеціалісти несуть відповідальність за роботу.
- Порядок у справах – зазвичай відсутній у підприємця, що веде все сам (звіти подано вчасно – і це вже добре). Бухгалтерія ФОП, яку веде фахівець, завжди в ідеальному порядку – документи сформовано своєчасно і систематизовано, процеси автоматизовані, архіви зберігаються правильно та надійно.
Чому важливо серйозно ставитися до організації бухгалтерії
Професійний підхід до ведення бухобліку – це завжди гарантія відсутності проблем як в процесі роботи ФОП, так і в розрізі багатьох років, після ліквідації бізнесу. Адже підприємець несе відповідальність за діяльність – власними коштами, майном. А ДПС може проводити перевірки мінімум трьох попередніх років, здійснювати аналіз документів і після закриття ФОП.
І в разі виявлення помилок накладає штрафи, нараховує борги «заднім числом», пеню. Нерідкі випадки, коли недоплачені кілька років тому дві сотні гривень перетворювались на багатотисячні борги у сьогоденні, які підприємцю все одно доведеться виплатити (навіть якщо бізнес давно закрито). Саму тому економія на послугах бухгалтера – це великий ризик.
Навіть якщо сьогодні ви все обліковуєте самостійно і у ДПС немає до вас запитань, ніхто не може гарантувати, що ви правильно виконуєте всі законодавчі вимоги та не порушуєте норм ПКУ. Водночас професійний бухгалтер, який працює в аутсорсинговій компанії, має величезний досвід ведення ФОП, пильно слідкує за всіма змінами та несе відповідальність за свою роботу.