CRM-system: hvad det er (med enkle ord), hvordan det fungerer, hvem det passer til

Et CRM-system er en smart og hurtig elektronisk assistent for virksomhedens medarbejdere. Dette computerprogram tager sig af rutineopgaver, der kræver opmærksomhed, registrerer alle kunder, registrerer hver enkelt anmodning, minder om opgaver og giver straks den nødvendige rapport. Hvad er et CRM-system, og hvem kan bruge det?

Hvordan fungerer CRM?

CRM-systemet i virksomheden automatiserer rutineprocesser i forbindelse med kundeservice eller interaktion mellem medarbejdere. De vigtigste funktioner i CRM:

• Indsamler og gemmer oplysninger om kunder.
• Forbedrer ledernes arbejde med klassifikationer, påmindelser, filtrering af kunder osv.
• Opretter dokumenter ud fra skabeloner.
• Registrerer automatisk alle kundehenvendelser. Ingen spørgsmål eller anmodninger vil gå tabt.
• Genererer statistik og analyser.
• Udarbejder de nødvendige postforsendelser til kunder og medarbejdere.
• Beregner omkostningerne ved tjenester, skatter og provisioner.
• Udarbejder et portræt af din målgruppe og kategoriserer dine kunder i henhold til deres behov.

CRM-systemer findes i to typer af implementering:

• Cloudbaseret - alle data gemmes i et datacenter på en server. Brugeren går ind i programmet fra en hvilken som helst enhed. Der betales et abonnementsgebyr.
• Lokalt - softwaren installeres på en virksomheds computer eller server, og dataene gemmes på kundens anlæg. Licensen er et engangsgebyr, og der kan være yderligere gebyrer for opgraderinger. Der findes også varianter med abonnementsgebyrer.

Alt efter deres funktionalitet kan CRM være:

• Operationel - automatisering af daglige processer og rutineaktiviteter.
• Analytisk - lagrer databaser med oplysninger om forretningsprocesser og kunder.
• Kollektiv - automatiseret interaktion mellem medarbejdere.

Der findes kombinerede CRM-systemer. De indeholder nogle funktioner fra alle de ovennævnte programtyper. Mono CRM er konfigureret til specifikke opgaver, så de har en mere snæver specialisering.

Typisk er det ikke nok at vælge CRM. Du skal stadig oprette det korrekt og integrere det i din virksomhed. Derfor er CRM-opsætning ofte en separat service.

Hvem kan bruge CRM

Sådanne programmer er anvendelige for store holdings og små virksomheder, hvis aktiviteter involverer samarbejde med kunder på telefon, via e-mail, messengers, website-interfaces, logistik. Det vigtigste er en bred kundekreds. Hvis en privat virksomhed har 5 kunder, investerer de måske ikke i et CRM-system og kan klare sig med enkle programmer og regneark. CRM bruges til disse forretningsområder:

• Store netbutikker.
• Infobusiness - kurser, uddannelse.
• Fabrikker.
• Landbrugsindustri.
• Engros- og detailhandel.
• Rekruttering og HR.
• Forskellige tjenester - fra rengøring til frisør.
• Fast ejendom.
• Eventarrangementer - co-working spaces, firmaarrangementer osv.

Hvis en leder har brug for en halv time til at finde en skabelon i databasen, indtaste kundedata, angive adressen og andre detaljer, tager det med CRM 2 minutter. Systemet finder alle data og indtaster dem i skabelonaftalen.

Al interaktionshistorik med kunden gemmes i kundens datakort: data om opkald og korrespondance, ordrer, referencer, krav osv. Med et par klik er alle oplysninger om kunden tilgængelige. Det er også muligt at spore alle lederens handlinger: faser i salgstrapperne, status for aftaler, korrespondance, opkald osv.

Konverteringsanalyser er tilgængelige, ligesom de nøgleord, der blev brugt i den betalte annoncering. Hvilke søgeord førte til flere kunder, hvor meget det kostede virksomheden, og hvornår omkostningerne er tjent ind igen. Det hjælper dig med at bruge dit reklamebudget fornuftigt og bruge den mest effektive måde at promovere din virksomhed online på.

Programmerne varierer med hensyn til deres funktioner. Ikke alle er nødvendigvis nyttige. Bestem først, hvilke opgaver CRM skal løse nu, og hvilke funktioner du får brug for i den nærmeste fremtid. For at undgå at betale for meget for unødvendige funktioner, når du vælger en CRM.